VERWALTUNGSGEMEINSCHAFT  "Mittleres Schwarzatal"

Allendorf / Bechstedt / Döschnitz / Dröbischau / Mellenbach-Glasbach / Meura / Oberhain / Rohrbach / Schwarzburg / Sitzendorf / Unterweißbach

Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Kommunikation

Verantwortliche Stelle


Verwaltungsgemeinschaft "Mittleres Schwarzatal"

Gemeinschaftsvorsitzender Günter Himmelreich

Hauptstraße 40

07429 Sitzendorf

Telefon: (+49) 036730/ 343-0

Fax: (+49) 036730/ 343-30

E-Mail: info@mittleres-schwarzatal.de


Datenschutzbeauftragter der Verwaltungsgemeinschaft: Herr Pauscher

Telefon: (+49) 036730/ 343-25

E-Mail: datenschutz@mittleres-schwarzatal.de


Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten, infolge einer Kontaktaufnahme oder auf Grundlage einer bestehenden Kommunikation, erfolgt ausschließlich im Rahmen der Zuständigkeit der Verwaltungsgemeinschaft "Mittleres Schwarzatal" oder deren Zuständigkeitsprüfung gemäß § 16 Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, infolge von einer Kontaktaufnehme, ist auf folgenden Wegen möglich:


  • E-Mail
  • Kontaktformular
  • Brief
  • Telefon
  • Persönlich

Erläuterungen der Kommunikationsmöglichkeiten

1.     Kontaktaufnahme per E-Mail


Für die Kommunikation per E-Mail stehen die auf der Homepage der Verwaltungsgemeinschaft (www.mittleres-schwarzatal.de uns www.vg-mittleres-schwarzatal.de) und im Amtsblatt veröffentlichten E-Mail-Adressen zur Verfügung.

Alle Empfangenen E-Mail die einen internen Empfänger zuzuordnen sind werden diesen automatisch zugeteilt und durch diesem geprüft. Die erste Prüfung erfolgt im Rahmen der Zuständigkeit des jeweiligen Sachbearbeiters:

a. Ist dieser zuständig, werden die übermittelten Daten weiter Verarbeitet bzw. ein Vorgang eröffnet und eine Eingangsbestätigung an dem Absender versendet.

b. Ist dieser nicht zuständig, wird die Zuständigkeit anderer Ämter/Stellen der Verwaltung geprüft:

  • Ist die Verwaltung zuständig, wird dies dementsprechend an den Sachbearbeiter weitergeleitet und durch diesen per E-Mail bestätigt.
  • Ist die Verwaltung nicht zuständig wird dementsprechend die E-Mail beantwortet und gelöscht.

 

2.     Kontaktaufnahmen per Kontaktformular


Mit der Kontaktaufnahmen per Kontaktformular werden folgende Daten erhoben:

Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, E-Mailadresse, Telefonnummer, Betreff (Vorgang/Anfragegrund/etc.), Ihre Nachricht (Freitext)

Das Prüfungsschema der Zuständigkeit und Beantwortung erfolgt wie bei der „Kontaktaufnahme per E-Mail“. In der Regel werden diese auch per E-Mail beantwortet, wenn eine postalische Beantwortung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.

3.     Kommunikation per Brief (postalisch)


Mit der Kommunikation per Brief werden folgende Daten erhoben:

  1. Registrierung im Posteingangsbuch: Absender, Betreff, Posteingangsdatum, Empfänger
  2. Hausinterne Verteilung an Empfänger (zuständiger Sachbearbeiter): Name, Vorname, Anschrift) und die im Brief enthaltenen Informationen inklusive der ggf. von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens.

 4.     Kommunikation per Telefon


Soweit Sie mit einem/r Beschäftigten per Telefon Kontakt kommunizieren, werden, soweit dies erforderlich ist, personenbezogene Daten von Ihnen zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Wenn Ihr Anliegen nicht durch die/den Beschäftigten bearbeitet werden kann, erfolgt eine Weiterleitung des Anliegens, mit den erforderlichen personenbezogenen Daten, an die zuständige Stelle. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und eine Aufbewahrung für eventuelle Nachfragen des Betroffenen nicht mehr erforderlich ist.

Bei mit Sendung der Telefonnummer, wird diese am jeweiligen Endgerät (Telefon) gespeichert. Dieser Speicher ist nur begrenzt und überschreibt sich automatisch.

 Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung übermittelter Daten und des Inhalts, der gegebenenfalls von Ihnen übermittelte personenbezogene Daten enthält, auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. DSGVO in Verbindung mit § 16 ThürDSG zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens erfolgt und erforderlich ist.